HR & Finance Administrator

*WE ARE HILTON, WE ARE HOSPITALITY*

Ganz im Sinne dieses Leitspruchs sind wir auf der Suche nach einzigartigen Persönlichkeiten, die Hotelier und Gastgeber aus Leidenschaft sind und neben der richtigen Einstellung zum Job auch den fachlichen Background mitbringen, um die brighthearted hospitality mit uns zum Leben zu erwecken. Für die Verstärkung unseres Teams suchen wir Dich per sofort als:

HR & Finance Administrator (m/w/d)

Pensum zwischen 70% - 100% | Eintritt: nach Vereinbarung (gerne per sofort)

In dieser zentralen Funktion bist Du ein Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung, der Hoteldirektion und den operativen Abteilungen. Du stellst sicher, dass unsere internen Prozesse in den Bereichen Finanzen und HR Administration nicht nur reibungslos, sondern auch im Sinne unserer Servicephilosophie funktionieren.

Dabei arbeitest Du in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und dem Hoteldirektor – an spannenden, zukunftsweisenden Projekten innerhalb des Hotels sowie auch an ausgewählten Initiativen außerhalb des klassischen Hotelbetriebs. So hast Du die Möglichkeit, über den Tellerrand hinauszublicken und aktiv an der Weiterentwicklung unseres gesamten Unternehmens mitzuwirken.

Deine Aufgaben

• selbstständige strategische und operative Verantwortung für die Bereiche Buchhaltung und HR Administration – Du gestaltest Strukturen, die sowohl effizient als auch menschlich sind.
• Prozessoptimierung und Schnittstellenmanagement: Du planst, steuerst und verbesserst interne Abläufe, damit die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen harmonisch und produktiv verläuft.
• Finanz- und Rechnungswesen: Verantwortung für die Rechnungskontrolle, die fristgerechte Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie die Aufbereitung von Budget- und Forecast-Daten in Zusammenarbeit mit der Direktion und dem Corporate Management.
• Rechtliche Sicherheit: Gewährleistung der Einhaltung sämtlicher arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben.
• Qualitäts- und Prozessmanagement: Weiterentwicklung und Implementierung von Standards, Policies und Best Practices, um unseren Hotelbetrieb noch professioneller, effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten in Zusammenarbeit mit der Direktion
• Kultur- und Wertepflege: Du trägst aktiv dazu bei, unsere Unternehmenskultur zu fördern, Mitarbeitende zu motivieren und die Werte von Hilton im Arbeitsalltag spürbar zu machen.
• Projektarbeit über den Hotelalltag hinaus: enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung an bereichsübergreifenden Projekten, die Innovation, Nachhaltigkeit und langfristige Unternehmensentwicklung fördern.

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Überwachung und Umsetzung der geltenden Anforderungen im Personalwesen.

• Angebotsbriefe für neue Mitarbeiter erstellen sowie Arbeitsverträge und Begleitdokumente vorbereiten.

• In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung sicherstellen, dass die IT-Ausstattung für neue Mitarbeiter bereitsteht.

• Manager bei ihren Rekrutierungsaktivitäten organisieren und unterstützen

• Mitarbeitersupport– einschließlich der Verwaltung von Abwesenheiten (Genehmigung von Urlaubsanträgen), Disziplinarmaßnahmen, Beschwerden und Sicherstellung, dass krankheitsbedingte Abwesenheiten in Mirus erfasst werden sowie stets ein offenes Ohr als Vertrauensperson

• Koordination der Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter

• Sicherstellung, dass die Mitarbeiter erforderlichen Schulungen absolviert haben

• Sicherstellung, dass die Manager die jährlichen Leistungsbeurteilungen durchführen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in der Hotellerie
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer verantwortungsvollen Position in der Buchhaltung oder Administration in der Hotellerie
• Fundierte Kenntnisse in HR-Software, Buchhaltungssystemen und MS Office; Erfahrung mit Cash Control, Mirus oder ähnlichen Tools ist ein Plus.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise gepaart mit exzellenten Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und einem herzlichen Auftreten.

Das Hilton Garden Inn Zurich Limmattal wurde im Frühjahr 2019 in Spreitenbach eröffnet. Unser 4* Hotel bietet neben dem innovativen Logisbereich mit 116 Zimmern & Suiten, ein umfangreiches Konferenz- und Eventangebot in 12 multifunktionalen Räumen auf insgesamt 900m2 sowie eine 700m2 grosse Gartenterrasse. Der Hotspot im Limmattal wird durch die spannende Gastronomie "LIMMIG" gegeben. Das Restaurant mit grosser Terrasse und offener Küche wird durch die trendige Bar mit regelmässigen Events sowie separater Davidoff Cigar Lounge perfekt ergänzt und lädt zum Verweilen ein.