Tausende vom SNF unterstützte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen Natur, Technik und Gesellschaft. Ihre Erkenntnisse sind die Grundlage für den Fortschritt. Unsere Aufgabe ist es, die besten Forschungsideen in nationalen Wettbewerben auszuwählen. Wir setzen uns für einen starken Forschungsplatz Schweiz ein und vermitteln den Wert der Forschung.
Das Generalsekretariat des SNF unterstützt und berät die oberste Führungsebene der Geschäftsstelle des SNF sowie seine Leitungsgremien, einschliesslich des Stiftungsrats, des Vorstands des Forschungsrats sowie der Delegiertenversammlung. Als zentraler Bereich stellt das Team des Generalsekretariats reibungslose Abläufe, Kommunikation und Vernetzung zwischen Leitung, Gremien, Geschäftsstelle und externen Stakeholdern des SNF sicher.
Administrative Assistenz der Direktion und SNF-Gremien
Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung. Die Stelle ist unbefristet.
In dieser zentralen Position als Administrative Assistenz der Direktion und SNF-Gremien im Generalsekretariat unterstützen Sie die Direktion und Gremien des SNF in unserem vielseitigem Tagesgeschäft nah an der Wissenschaft. Im Generalsekretariat entwickeln Sie zusammen mit dem Team Prozesse aktiv weiter und tragen zum innovativen Esprit der Kultur des SNF bei.
- Erfolgreich navigieren Sie vielseitige Koordinationen und Interaktionen nahe an strategischen Entscheidungen in einem dynamischen und wissenschaftsnahen Umfeld.
- In unserem facettenreichen Tagesgeschäft umfassen Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Managen der Termin- und Geschäftsübersichten für die Direktion und die Führungsgremien des SNF
- Koordination von Terminen und Reisen, Pflege der Sitzungsagenden, Kontakte und digitalen Ablagen in Abstimmung mit der Geschäftsplanung
- Internes und externes Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement, inklusive der Organisation von Infrastruktur und Catering
- Betreuung von Gästen sowie Aufbereitung und Versand von Unterlagen und Protokollen
- Administrative Unterstützung verschiedener interner und externer Anfragen
- Korrespondenz und Textredaktion sowie allgemeiner administrativer Support für das Generalsekretariat, die Direktion und die Leitungsgremien des SNF
- Weiterentwicklung und Pflege von Vorlagen, Prozessen und internen Handbüchern und Begleitung kleinerer interner Projekte (z. B. Optimierung administrativer Abläufe)
Als erfolgreiche Administrative Assistenz der Direktion und SNF-Gremien verfügen Sie über folgende Kompetenzen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion auf Stufe Geschäftsleitung in einem anspruchsvollen Umfeld auf Management-Ebene und im Umgang mit vertraulichen Informationen (z.B. im öffentlichen Sektor, der wirtschaftlichen Branche oder in einer wissenschaftsnahen Institution)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten in komplexen und vielseitigen Organisationen
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung
- Exzellente Kompetenzen im Umgang mit digitalen Tools und der Verwaltung komplexer administrativer Abläufe
- Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen
- Kommunikationsstärke sowie sicheres Auftreten im Kontakt mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen
- Teamplayer mit hoher Integrität und Begeisterung an der Zusammenarbeit im Team
- Ausgezeichnete Französisch- oder Deutschkenntnisse mit guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse
Ihre Kontaktpersonen
Michaela Strinzel, Leitung Generalsekretariat
michaela.strinzel@snf.ch
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