Teamassistenz / Sachbearbeitung Backoffice (m/w/d) in Vollzeit

In dieser Rolle sorgen Sie dafür, dass die Geschäftsleitung und Fachbereiche jederzeit handlungsfähig bleiben. Sie denken voraus, schaffen Klarheit im Hintergrund und halten komplexe Abläufe zusammen – mit einem sicheren Gespür für Prioritäten und einem Auge fürs Detail. Verbindliche Kommunikation, absolute Diskretion und strukturierte Prozesse sind für Sie selbstverständlich. Mit Ihrer proaktiven Art werden Sie zur verlässlichen rechten Hand, die aus Ideen konkrete Ergebnisse formt und auch in dynamischen Situationen Ruhe und Überblick bewahrt.
Ihr Beitrag macht den Unterschied zwischen reiner Verwaltung und echter Unterstützung auf Augenhöhe.

• Unterstützung der Geschäftsleitung sowie einzelner Fachbereiche in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Verantwortung des bereichsübergreifenden Terminmanagements, inkl. proaktiver Vor- und Nachbereitung
• Planung und Koordinierung von Meetings sowie je nach Bedarf, Führung von Protokollen
• Versierte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern (Erstellung von Versanddokumenten und Verfassen von Korrespondenz)
• Erstellung von Präsentationen und Analysen sowie die Sicherstellung einer strukturierten Ablage
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen
• Eigenständige Mitarbeit und Unterstützung in Projekten
• Koordination des Versicherungsmanagements
• Bedienung der Telefonzentrale und des Empfangs

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung (z. B. als Kaufmann/Kauffrau EFZ, Direktionsassistent/in eidg. Fachausweis)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder ähnliches erwünscht
• Herausragende Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Programme
• Kenntnisse der Produkte von Atlassian (Jira, Confluence) von Vorteil
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2), gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
• Souveränes, sicheres Auftreten und eine proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Mass an Diskretion und Verschwiegenheit
• Äusserst strukturierte Arbeitsweise und souveräner Umgang mit kurzfristigen Anfragen
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein hohes Mass an Eigeninitiative
• Sehr gute Kommunikationskompetenz über alle Hierarchieebenen