Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour les bourses

UNION INTERNATIONALE DES TÉLÉCOMMUNICATIONS  

L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tâche de connecter le monde. A cette fin, elle gère sur le plan international le spectre des fréquences radioélectriques et les orbites de satellites, s'emploie à renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en développement et élabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systèmes de communication très divers. L'UIT organise également les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les représentants les plus éminents des secteurs public et privé et favorisent les échanges d'idées et de connaissances, dans l'intérêt de tous.

Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour les bourses 

 Numéro de l'avis de vacance: 2106 
Secteur: BDT
Départment: DDR
Pays du contrat: Suisse
Lieu d'affectation: Genève

 Numéro de poste: TD02/G6/342 
Grade: G6 
Type de contrat: Durée determinée
Durée du contrat: 2 ans avec possibilité de prolongation
Type de publication: Externe
Date limite de candidature (Minuit heure de Genève) 2 septembre 2025

UNITE ORGANISATIONNELLE

Le Bureau de développement des télécommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du développement des télécommunications de l'Union (UIT-D). Le BDT s'occupe principalement des politiques, des stratégies, des programmes et des projets de développement, ainsi que des activités de coopération technique visant à favoriser et à encourager l'accès universel, à un coût abordable, à des télécommunications/technologies de l'information et de la communication (TIC) sûres et de qualité, et à encourager une utilisation équitable et inclusive des télécommunications/TIC pour mobiliser les personnes et les sociétés en faveur du développement durable. Afin de répondre de manière efficace et rationnelle aux besoins des États Membres, le BDT est divisé en quatre départements fonctionnels:

• Département de la coordination des opérations (Bureau de l'Adjoint au Directeur)
• Département des projets, des partenariats et des compétences numériques (PPS)
• Département des réseaux numériques et de l'environnement (DNE)
• Département de la société de connaissances numériques (DKS)

Le Bureau de l'Adjoint au Directeur et le département de la coordination (DDR) des opérations sont chargés d'assurer l'état de préparation opérationnelle et de fournir un appui pour le fonctionnement des bureaux régionaux et du siège de l'UIT à Genève, en particulier en ce qui concerne la mise œuvre des projets et des programmes. Les entités fonctionnelles s'occupant des réunions, des bourses et de l'appui informatique, entre autres, rendent compte à ce département. L'unité chargée d'accorder une attention particulière à tous les aspects relatifs aux pays les moins avancés (PMA), aux pays en développement sans littoral (PDSL) et aux petits États insulaires en développement (PEID) est placée sous la responsabilité de ce département. L'Adjoint au Directeur a la responsabilité d'aider et de conseiller le Directeur en ce qui concerne la direction et la gestion du Bureau, y compris sur toutes les questions relatives au personnel et aux processus de planification financière et opérationnelle. Le département est chargé de diriger le processus de planification opérationnelle et l'appui à la mise en œuvre dans le cadre du Plan d'action. Le département est également chargé de coordonner les conférences et les réunions, les travaux de rédaction et le suivi de la documentation, et de surveiller la mise en œuvre des décisions émanant des organes directeurs de l'UIT et du BDT, y compris le Groupe consultatif pour le développement des télécommunications (GCDT), le Conseil, les conférences et assemblées des autres Secteurs pour les questions concernant le BDT. Le département a la responsabilité de coordonner la coopération du Bureau avec les autres Secteurs et avec le Secrétariat général.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est placé sous la supervision courante du Responsable des bourses, qui rend compte au Chef du Département DDR. Le/la titulaire du poste coordonne le processus d'octroi des bourses. Il/elle doit être en mesure de hiérarchiser les tâches et d'organiser le travail de manière indépendante, en tenant compte des instructions générales données par le supérieur hiérarchique.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

À cette fin, le/la titulaire s'acquitte des tâches suivantes:

• Prend des mesures pour réorganiser les programmes de bourses individuelles, y compris les bourses au titre d'accords spéciaux, vérifie les crédits budgétaires, recherche des possibilités de formation appropriées, prépare la correspondance connexe et négocie les frais de formation.
• S'assure de la conformité des différents documents (lettres circulaires et lettres d'invitation, formulaires de demande de bourses, etc.) et des procédures (respect de l'Ordre de service et de la Résolution régissant les bourses).
• Coordonne le contrôle budgétaire en collaboration avec le Département de la gestion des ressources financières et fournit des informations pour la préparation des engagements dans les systèmes APS et SAP.
• Prépare des estimations financières pour certaines manifestations afin d'assurer le financement des activités liées aux bourses pour ces manifestations.
• Organise les déplacements des délégués avec le bureau du PNUD ou la Section des voyages de l'UIT; publie des plans de voyage précis, des instructions de paiement et de déclaration aux titulaires de bourses avant leur départ; coordonne l'émission des billets d'avion et le paiement de l'indemnité journalière de subsistance, maintient un contact permanent (par courrier électronique et par téléphone) avec l'autorité du pays hôte responsable pendant toute la durée du programme; tient à jour les informations et suit attentivement les dépenses liées aux bourses.
• Coordonne les demandes de visas nécessaires pour l'obtention de bourses (y compris les visas de transit dans l'espace Schengen et les visas de pays hôte). Cela comprend la préparation et l'examen des demandes, la liaison et le dépannage, le cas échéant, entre toutes les ambassades, consulats, missions, administrations et autres parties concernées.
• Organise, avec les compagnies d'assurance, la couverture d'assurance maladie et accident des titulaires de bourse et assure le suivi de toutes les formalités administratives, y compris la réception, l'examen et la présentation des demandes de remboursement.
• Coordonne avec les départements/bureaux de l'UIT l'attribution de bourses pour des activités de formation collective, en publiant des instructions de voyage pertinentes, en assurant le suivi des demandes de remboursement des boursiers, en effectuant les derniers paiements et en réglant les factures impayées avec l'autorité du pays hôte.
• Rassemble des données et établit des rapports statistiques réguliers à l'intention de la direction à partir de la base de données des bourses; utilise les données pour préparer et diffuser les notifications de bourses, ainsi que les estimations des coûts, au personnel chargé du contrôle budgétaire dans le Secteur concerné, au Département de la gestion des ressources humaines, au Département de la gestion des ressources financières et à toute unité de l'UIT concernée.
• Propose des améliorations à apporter procédures (systèmes informatiques, méthodes de travail, organisation des voyages, automatisation des processus, demandes de bourses, etc.).
• S'acquitte de toute autre tâche qui lui est confiée par son supérieur hiérarchique.

COMPETENCES ESSENTIELLES

Application des connaissances spécialisées; Aptitude à communiquer efficacement; Formation et échange de connaissances; Engagement à l’égard de l’organisation; Approche axée sur les résultats; et, Esprit d’équipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

COMPETENCES TECHNIQUES

• Aptitude à travailler de façon indépendante, sous pression et à s'occuper simultanément de différentes tâches.
• Excellente connaissance de Word, d'Excel et d'autres outils administratifs informatisés.
• Une connaissance des procédures du PNUD serait un avantage.
• Diplomatie et confidentialité.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education:

Etudes secondaires complètes sanctionnées par un diplôme OU études techniques ou commerciales complètes équivalentes sanctionnées par un diplôme. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associée à treize années d'expérience professionnelle pertinente peut remplacer les études secondaires complètes sanctionnées par un diplôme à des fins de promotion ou de rotation.

Expérience:

Au moins huit ans d'expérience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'études dans le domaine de l'emploi et dans une école reconnue peut remplacer l'expérience requise, sur la base d'une année d'études pour une année d'expérience). Bonne expérience de l'utilisation de bases de données, y compris de l'extraction, de l'analyse et de la présentation de données dans des rapports.

Langues :
Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d'une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d'une troisième langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

Traitement annuel (net d'impôts)
86,924.- CHF - 115,574.- CHF sans personnes à charge.

Conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel de l'UIT, les nominations à des postes relevant de la catégorie des services généraux sont soumises à des conditions de recrutement sur le plan local.

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT   

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT Carrières. L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies. Les messages émanant d'adresses email différentes de celles de l’UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas être considérées. L’UIT ne facture aucun frais à aucun moment au cours du processus de recrutement.

L’UIT applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UIT s’est engagée en faveur de la diversité et de l’intégration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. La parité des genres est d’une grande importance pour l’UIT.